Introductie

De hieronder geschreven instructies zijn algemeen en van toepassing op alle Cisco & Linksys toestellen met lijntoetsen uit de SPA serie:

Cisco: SPA303, SPA525G, SPA525G2, SPA509G, SPA508G, SPA504G, SPA501G
Linksys: SPA941, SPA942, SPSA962

Het onderstaande geldt in beperkte mate voor de Linksys SPA922, SPA921 en de Cisco SPA502G.Bij deze toestellen missen de lijnknoppen. Hierdoor is bijvoorbeeld doorverbinden complexer.

Configuratie

Configuratie wizard

Indien je zelf een toestel wilt configureren is hiervoor een handige tool ontwikkeld. Deze configuratie tool wordt gebruikt voor het instellen van diverse Linksys en Cisco toestellen. Deze configuratie wizard is te vinden in het dashboard onder VoIP accounts. Achter het VoIP account staat een link naar de Provisioning tool. De handleiding voor deze tool is te vinden op deze pagina.

Deze tool zet de laatste versie van de firmware op het toestel en zet de juiste VoIP instellingen in het toestel.

Installatie

In de doos van het toestel

De basis van het toestel
Een hoorn
Een toestelstandaard
Een krulkabel (telefoonsnoer)
Een korte zwarte netwerkkabel
Een CD
Een adapter (bij de SPA303 zit deze er standaard bij; bij de SPA 504g wordt deze alleen geleverd indien je geen POE netwerk hebt).

Het in elkaar zetten en aansluiten van het toestel

De 'krulkabel' heeft twee uiteinden. Het langere gedeelte sluit je aan op de HAC (Handset port) poort, waarna je de kabel door het kleine kabelgootje (cable slot) naar de zijkant van het toestel leidt.
Het korte deel van de krulkabel sluit je aan op de hoorn.
De kabel uit je modem/router stop je in de SW (Switch (network) port) poort. Hiervoor kun je eventueel de bijgeleverde netwerkkabel gebruiken.
Je kunt optioneel een PC of laptop aansluiten op de PC poort (PC port). Let op: deze is 100 Mbit. Na het aansluiten kan een reboot van toestel en pc nodig zijn.
Tot slot voorzie je het apparaat van stroom, indien je niet beschikt over een POE netwerk.

Gebruikershandleiding

Gebruik van de telefoon

Gebruik van de hoorn, handenvrij bellen en het gebruik van een headset

Je kunt gesprekken starten en ontvangen via de hoorn, via handenvrij bellen en via een headset. Tijdens het gesprek kunnen je wisselen tussen deze onderdelen. Het volume van het gebruikte apparaat is aan te passen met de volumeknop.

Gebruik van handenvrij bellen

Om een gesprek te starten of aan te nemen met handenvrij bellen, druk je op de 'handenvrij bel toets'. De handenvrij bellen knop licht op dat moment groen op.

Gebruik van de headset

Je kunt een goedgekeurde headset met een 2.5mm connector aansluiten op de SPA 9xx. Aan de rechterkant van het toestel zit de ingang voor de headset. Indien je gebruik wilt maken van de headset druk je de headset knop in. Deze kleurt dan groen.

Schakelen tussen de hoorn, handenvrij bellen en de headset

Bij een telefoongesprek kunnen alle drie de onderdelen gebruikt worden, maar je kunt slechts één onderdeel tegelijkertijd gebruiken.

Handenvrij of hoorn --> headset

Indien je over wilt schakelen van handenvrij bellen, of over wilt schakelen van de hoorn naar de headset, druk je op de headset toets.

Handenvrij of headset --> hoorn

Indien je over wilt schakelen van handenvrij bellen, of van de headset naar de hoorn, dan neem je deze van de haak. Heb je de hoorn niet op de haak liggen, dan druk je op de handenvrij bel- of headsettoets om terug te schakelen naar de hoorn.

Hoorn of headset --> handenvrij

Druk op de handenvrij toets.

Toestel

Indeling

Hoorn
Voicemail indicator (inactief op ons netwerk i.v.m. Voicemail naar Email)
Scherm
Lijnen (standaard 3 lijnen bij een SPA 303)
Soft keys
Menunavigatie
Voicemail knop (inactief op ons netwerk i.v.m. Voicemail naar Email)
Hold knop
Menuknop
Mute knop (Rood indien actief)
Volume regeling
Headset knop (groen indien actief)
Handenvrij knop (groen indien actief)
Cijfertoetsen

Schermopbouw

Indien geen gesprek

Indien het toestel niet in gesprek is, zijn de volgende "soft keys" beschikbaar:

redial -> opnieuw aankiezen / recente bellijst
dir -> directory: naar je telefoonboek
cfwd -> call forward: doorschakelen van het toestel naar een andere eindbestemming
dnd -> do not disturb: niet storen.

Als dnd actief is staat de text "Do Not Disturb" in het scherm en kun je niet gebeld worden op het toestel.

Als er een call forward (doorschakeling) actief is, staat "Calls Forwarded" in het scherm. Een belgroep binnen de omgeving kan doorschakelingen van individuele toestellen negeren!

Indien in gesprek

Als je in gesprek bent, staan de volgende soft keys in het scherm:

conf -> opzetten drieweg gesprek
xfer -> doorschakelen van een gesprek

Bellen

Uitgaand bellen met de toetsen

Je kunt een gesprek starten door een telefoonnummer in te toetsen en op de 'Dial soft button' (zie figuur 2 op de vorige pagina), handenvrij bel toets, of headset toets te drukken. Ook door het opnemen van de hoorn wordt een gesprek onmiddellijk gestart.

Een tweede methode is het opnemen van de hoorn (of indrukken van de handenvrij of headset toets) en het ingeven van een telefoonnummer. Indien je vijf seconden wacht, belt de telefoon uit. Het kan ook zo zijn dat de telefoon na het indrukken van de toetsen gelijk gaat bellen. Dit is een instelling van het toestel. Dit geldt vaak voor interne doorkiesnummers, regionale en 06-nummers. Voor internationale- en servicenummergesprekken (0800/0900) geldt de hierboven beschreven ‘vijf seconden regel'.

Bij de SPA 94x kun je vaak ook een lijn selecteren door op één van de line toetsen te drukken.

Zodra het gesprek wordt opgezet verschijnt de tekst Called person ringing in beeld. Zodra je verbinding hebt zie je de tekst Connected in het display.

Aan het einde van een gesprek kun je de hoorn op de haak leggen. Indien je belt met een headset of via handenvrij bellen dien je de bijbehorende toets in te drukken om de verbinding te verbreken.

Bellen vanuit de ‘redial’ lijst

Om het laatst gebelde nummer te bellen, druk je twee keer op de redial toets. Je komt in de lijst van laatst gevoerde gesprekken door één keer op de redial toets te drukken. Je kunt door de lijst bladeren met de navigation button. Heb je het terug te bellen nummer gevonden dan druk je wederom op de redial knop om het nummer te bellen.

Gesprekken ontvangen

Gesprekken komen binnen op de eerst beschikbare lijn. Als er een gesprek binnen komt, gaat het bijbehorende lampje knipperen en gaat de telefoon over.

Als er meerdere lijnen overgaan, wordt de nummerinformatie van de bellers weergegeven op het LCD scherm.

Speciale mogelijkheden

Ruggespraak/ microfoon uitschakelen

Als je de microfoon uit wilt schakelen druk je op de mute knop. Op dat moment hoort de andere persoon niet meer wat er gezegd wordt. Op deze manier kun je met andere personen in de ruimte spreken. Om de microfoon weer in te schakelen druk je nogmaals op de mute knop.

Een gesprek in de wacht zetten

Door op hold (het handje) te drukken zet je een gesprek in de wacht. De beller krijgt vervolgens een wachttoon te horen. Je kunt op dat moment een tweede gesprek opnemen of starten.  Bij het gebruik van meerdere lijnen, zullen de gesprekken die in de wacht staan rood knipperen. Druk op de hold knop of de knipperende lijn knop om het gesprek weer terug te nemen.

Conference Call (drie weg gesprek)

Om een Conference Call te starten druk je tijdens het gesprek op de soft button waar conf boven staat. De eerst gebelde wordt in de wacht gezet. Je kunt nu het telefoonnummer van de tweede persoon intoetsen.

Druk nu weer op conf om de drie partijen samen te voegen in een Conference Call. Als je ophangt wordt de verbinding met de andere personen verbroken.

Wil je meeluisteren met een gesprek, bel dan:

Eerst het toestel waarmee je gaat meeluisteren;
Nadat de persoon bij dit toestel heeft opgenomen, druk je op conf;
Het toestel dat gaat meeluisteren zet je op mute;
Bel het nummer van degene die je wilt bellen;
Zodra deze lijn overgaat, druk je weer op conf.

Doorschakelen (met ruggespraak)

Om een gesprek door te schakelen, druk je tijdens een gesprek op de soft button waar xfer boven staat. Hiermee wordt het eerste gesprek in de wacht gezet en je hoort een kiestoon. Je kunt nu het telefoonnummer bellen van de persoon waarnaar je het gesprek wilt doorschakelen.

Wanneer de tweede persoon het gesprek opneemt kun je een gesprek voeren dat de eerste persoon niet zal horen. Hiermee kun je bijvoorbeeld aangeven wie er belt en waarvoor hij/zij belt. Om het gesprek door te verbinden naar de tweede persoon klik je weer op de soft button waar xfer boven staat.

Jij maakt vervolgens geen deel meer uit van het gesprek. Als je het gesprek met de tweede persoon tijdens het doorverbinden verbreekt wordt het gesprek niet doorgeschakeld. De eerste persoon blijft in de wacht totdat je het gesprek terug neemt of naar iemand anders doorschakelt.

Taal wijzigen: Engels naar Nederlands

De standaard taal van het toestel is Engels. Volg de volgende stappen om de taal te wijzigen naar Nederlands. :

Druk op de menuknop (papiertje met omgevouwen hoek)
Scroll met de pijltoetsen naar optie '17 Language' en druk op de toets onder het woord 'select'
Druk op de toets onder het woord 'edit'
Druk op de toets onder het woord 'option'
Druk op de toets onder het woord 'ok'
Druk op de toets onder het woord 'save'

Mocht dit niet werken, dan is dit afhankelijk van de firmware versie en kan de Provisioning tool worden gebruikt om de taal te wijzigen.

Taal downloaden en wijzigen

Standaard levert Cisco de Engelse en Nederlandse taal bij de toestellen. Indien een andere taal in het toestel dient te worden geinstalleerd, dan kunt u hiervoor deze externe link raadplegen: http://blog.spreendigital.de/2011/02/22/how-to-change-the-language-of-the-cisco-spa504g/ Let op: Hiervoor dient u een extern programma te downloaden.

Problemen oplossen

Het rode lampje (mute) knippert rood en wordt daarna permanent rood

Je netwerkkabel is niet verbonden met het netwerk. Controleer eerst of de netwerkkabel in de WAN poort zit en vervolgens of deze is aangesloten op een router die stroom heeft.

Anonieme inkomende gesprekken via IP blokkeren

Het kan zijn dat er anonieme gesprekken binnen komen via IP. Dit is te blokkeren door in de webinterface van de telefoon naar User te gaan en vervolgens Block ANC Setting op yes zetten.

Mijn toestel zegt: checking DNS

Zie hiervoor de pagina Checking_DNS.

Het toestel schakelt niet over op zomertijd of wintertijd

Het is mogelijk om het toestel zo te configureren dat deze zelf overschakelt op zomertijd of wintertijd. Dit kan met de Provisioning tool. Daarnaast kun je dit ook handmatig instellen op de volgende manier:

Log in op de webinterface van het toestel en ga naar het tabblad Regional.
Vul vervolgens de volgende regel in bij Daylight Saving Time Rule:

start=3/-1/7/02:0:0;end=10/-1/7/02:0:0;save=1

Zet Daylight Saving Time Enable op Yes en de Time Zone op GMT+01:00
Klik op Submit all changes en de tijd wordt aangepast.

Ik wil een groot telefoonboek in mijn Cisco toestel

Dat kan op de volgende manier: Cisco SPA XML telefoonboek

Kiestijd verhogen

Standaard staat de tijd om een nummer in te toetsen op 7 seconden. Dit is op de volgende manier aan te passen:

Ga naar de webinterface van het toestel (vul het ip-adres van het toestel in, in de adresbalk van je webbrowser. Deze is te achterhalen door te drukken op de menuknop en vervolgens naar nummer 9. Network te gaan)
Druk rechtsboven op 'Admin login' en vervolgens op 'Advanced'.
Ga naar het tabblad 'Regional'
Dan vind je vervolgens bij 'Control Timer Values (sec)' een aantal waardes waaronder 'Interdigit Short Timer'
Zoals aangegeven deze staat standaard op 7 seconden. Wil je wat korter de tijd hebben dan is 3 seconden een goede optie.
Druk vervolgens op 'Submit all changes' en je bent klaar.

Als ik bel naar een IVR/Keuzemenu werken mijn toetsen niet (DTMF)

Het gebruik van het G722 codec kan problemen veroorzaken met invoer binnen een keuze menu. Om dit op te lossen kan er gebruik worden gemaakt van G711 of PCMA. Door de codecs te veranderen worden de kiestonen anders verstuurd.

Mochten deze opties niet hebben geholpen, dan kan er nog worden gekeken naar de DTMF modus. Wanneer "DTMF Tx Method" op INFO wordt gezet kan het zijn dat deze problemen ook kunnen worden verholpen.

Cisco SPA 303 en 504G