Fax outbound

Uit Help
Versie door Remi (Overleg | bijdragen) op 1 feb 2019 om 16:39 (Algehele werking van uitgaand faxen)

(wijz) ← Oudere versie | Huidige versie (wijz) | Nieuwere versie → (wijz)
Ga naar:navigatie, zoeken

Algehele werking van uitgaand faxen

Er zijn bij het verzenden een aantal zaken waar rekening mee gehouden dient te worden:

  • Een bestand mag niet groter zijn dan 5MB.
  • Een fax mag maximaal 200 pagina's bevatten. (De kans op een fout tijdens het verzenden ontstaat vaker bij berichten met meer dan 30 pagina's)
  • Zodra de ontvanger "bezet" is zal gedurende een uur tot 5 keer geprobeerd worden opnieuw te zenden. (herhaald aanbieden gaat met tussen pozen)
  • De berichten kunnen worden verzonden mits ze zijn aangeleverd als bestanden met extensies: .pdf en .tiff
  • Afhankelijk van het aantal pagina's zal de omzetting maximaal 1 minuut in beslag nemen. (Faxen met meer dan 30 pagina's kunnen uiteraard iets langer duren)
  • Het daadwerkelijk verzenden gaat NIET SNELLER dan een traditionele fax. De ontvanger kan immers zelf niet sneller ontvangen.
  • Het verzenden van een fax brengt gesprekskosten met zich mee. (kosten zijn afhankelijk van het gebelde nummer en de duur van het gesprek)


Statusmeldingen en uitleg:

  • Pending | in afwachting: Het systeem is bezig de ontvangen mail om te zetten naar een faxbericht en/of de gebruiker moet nog valideren (alleen van toepassing wanneer validatie is aangevinkt)
  • Queue | in wachtrij: Het bericht staat klaar om te verzenden. (verzenden zal vaak binnen 5 minuten plaatsvinden)
  • Sending | verzenden: De fax wordt nu daadwerkelijk verzonden.
  • Sent | verzonden: We hebben bericht ontvangen dat de fax is verzonden.
  • Failed | mislukt: Het bericht kan niet worden afgeleverd na 5 keer proberen of de ontvangende fax geeft een foutmelding waardoor het systeem stopt. (Gebeurt vaker bij zenden van meer dan 30 pagina's)
  • Unknown | onbekend: Doordat er geen status van de ontvanger is verkregen weet het systeem niet of het bericht wel of niet verzonden is. Het faxbericht krijgt deze status automatisch als deze na 1 uur na het aanmaken van het faxbericht nog steeds op 'verzenden' staat. (en dus niet de status verzonden of mislukt heeft gekregen)

Fax versturen via de mail

Voordat een fax verstuurd kan worden via e-mail, moet aan een aantal voorwaarden voldaan zijn:

  • Je moet beschikken over een uitgaand fax account
  • Je e-mailadres moet gekoppeld zijn aan dit account
  • Vervolgens kun je een e-mail sturen naar fax@versturen.nu. Deze e-mail moet er als volgt uitzien:

Het faxbericht dat je wilt versturen moet als bijlage aan de e-mail worden toegevoegd. Dit moet een bestand zijn zoals hierboven aangegeven. Het is mogelijk om meerdere bestanden als bijlage toe te voegen. Deze worden dan door het systeem samengevoegd tot 1 faxbericht. In het onderwerp dient het faxnummer waarnaar je wilt faxen te staan, bijvoorbeeld 0502102545 . Het is ook mogelijk om naar meerdere nummers tegelijk in het onderwerp te zetten, gescheiden door een komma.


Faxversturen.png


Lijst van uitgaande faxberichten

In het overzicht is een lijst van faxen te zien die verstuurd zijn via e-mail of via de webfax. Voor elke verstuurde fax zijn de volgende gegevens te zien:

  • De datum en tijd waarop het faxbericht is aangemaakt
  • De status van het faxbericht en de datum en tijd waarop deze de bericht deze status heeft gekregen
  • De afzender, het uitgaande nummer van het faxbericht
  • De eindbestemming, het nummer waar naar toe gefaxt is
  • Het e-mailadres waar het faxbericht afkomstig van is. Wanneer de webfax is gebruikt, wordt hier het e-mailadres van de gebruiker weergegeven.
  • Tenslotte wordt aangegeven of het faxbericht via e-mail of webfax is verstuurd.

Handleiding vind je hier: Handleiding Email naar Fax

Wat kan ik hier?

Uitgaande faxaccounts beheren. Het is nodig om een uitgaand faxaccount te hebben om gebruik te kunnen maken van de uitgaande fax en van de webfax.

Screenshot

Wijzig email2fax account2.png

Velden

  • Naam: de naam van de uitgaande faxaccount die wordt gebruikt om te selecteren bij het aanmaken van een EmailAddress of een OutboundFaxMessage
  • Beschrijving: een omschrijving die puur voor administratief is en niet van belang is voor het functioneren van de uitgaande faxaccount.
  • Uitgaand nummer: het nummer dat wordt gebruikt voor het uitfaxen. Hiervoor moet een nummer gebruikt worden dat is toegekend aan de klant. In het gele vak bovenaan het scherm staan enkele suggesties van nummers die gebruikt kunnen worden.
  • Onderdruk uitgaand nummer: als dit wordt aangevinkt, wordt het nummer onderdrukt bij het uitfaxen.
  • Mag faxen naar: hier kan geselecteerd worden naar welke eindbestemmingen toegefaxt mag worden vanaf dit uitgaande faxaccount. Standaard staan "Nationaal vast" en "Betaald informatie 0900" geselecteerd.

E-mail Domein

Beheren van e-mailadressen en domeinen vanaf waar faxen verstuurd mogen worden.

Velden

  • Email2fax account: selecteer hier de email2fax-account waaraan dit e-mailadres gekoppeld moet worden.
  • E-mailadres: voer hier je e-mailadres in waar je de faxen vanaf verstuurt, bijvoorbeeld mijnnaam@mijnbedrijf.nl. Het is ook mogelijk om een zogeheten wildcard e-mailadres op te geven, bijvoorbeeld *@mijnbedrijf.nl. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden; zie het kopje "Wildcard e-mailadressen" hieronder. Wanneer je dit wilt doen, wordt er een extra veld zichtbaar:
    • Stuur activatie-e-mail naar: dit veld is alleen zichtbaar als je bij het e-mailadres veld een wildcard e-mailadres hebt ingevoerd. Er wordt een e-mail gestuurd naar het adres dat hier is ingevoerd, waarin een link staat waarmee het wildcard e-mailadres geactiveerd kan worden.
  • Voeg body bij: behalve het versturen van bijgevoegde pdf (of tiff) als fax, is het ook mogelijk om het e-mailbericht zelf te faxen. Als dit veld is aangevinkt, zal het e-mailbericht voor eventuele bijgevoegde pdf (of tiff) geplaatst worden en samengevoegd worden tot 1 faxbericht. Als je geen pdf (of tiff) bijvoegt, dan zal het faxbericht gelijk zijn aan het e-mailbericht. Eventuele opmaak en ingevoegde afbeeldingen worden hierbij ook meegenomen.
  • Verstuur gevalideerd: Faxberichten kunnen gevalideerd of ongevalideerd verstuurd worden. Met dit veld wordt aangegeven of er vanaf dit e-mailadres gevalideerd gefaxt moet worden of niet. Dit houdt het volgende in:
    • Ongevalideerd:
      1. Henk met e-mailadres henk@gmail.com stuurt een e-mail naar fax@versturen.nu **# de fax wordt verstuurd.
    • Gevalideerd:
      1. Henk met henk@gmail.com stuurt een e-mail naar fax@versturen.nu
      2. het systeem stuurt een e-mail naar henk@gmail.com met daarin een link en de vraag of het klopt dat hij een fax wil verzenden
      3. Henk opent zijn e-mail en klikt op de link
      4. de fax wordt verstuurd.

Wij adviseren je gebruik te maken van gevalideerd faxen. Het is een extra stap, maar het is de meest veilige manier van het verzenden van faxen via e-mail.

Wildcard e-mailadressen / Domeinen

Toevoegen van een domein

Als iedereen van je organisatie gebruik mag maken van de email2fax, is het handig om het e-maildomein van je organisatie te koppelen aan de email2fax-account, in plaats van alle e-mailadressen afzonderlijk. Dit is mogelijk door bij het toevoegen van een e-mailadres een * te gebruiken, zoals bijvoorbeeld *@mijnbedrijf.nl. Dit is een wildcard e-mailadres. We noemen het nu een domein. Iedereen die een e-mailadres heeft dat eindigt op @mijnbedrijf.nl kan dan gebruik maken van email2fax.

Validatie via email

Als je een domein toevoegt, dan moet je daarbij een e-mailadres opgeven waarnaar een e-mail wordt gestuurd waarin een link staat waarmee het wildcard e-mailadres wordt geactiveerd. Nadat je op deze link hebt geklikt zijn we er echter nog niet! Het domein moet ook nog goedgekeurd worden door een systeembeheerder. Deze systeembeheerder krijgt een e-mail op het moment dat je op de activatielink hebt geklikt. Zodra de systeembeheerder het domein heeft goedgekeurd, is in de lijst van e-mailadressen te zien dat het domein geactiveerd is. Vanaf dat moment kun je faxen versturen vanaf dat domein.

Verboden domeinen

Een aantal domeinen zijn 'verboden', bijvoorbeeld *@gmail.com en *@hotmail.com (een gewoon gmail- of hotmail-adres mag uiteraard wel, maar geen wildcard e-mailadres!). Deze domeinen kunnen namelijk door iedereen gebruikt worden, ook buiten je eigen organisatie. Anderen zouden dan op jouw kosten kunnen faxen, en dit moet voorkomen worden. Dit is dan ook de reden dat een domein eerst goedgekeurd moet worden door een systeembeheerder voordat het domein geactiveerd wordt.

Voorbeeld: screenshot met wildcard domein

Hieronder een screenshot van het toevoegen van een email domein waarbij gevalideerd wordt gefaxt en de inhoud van een email bericht als eerste pagina wordt gebruikt.


Voeg e-mailadres toe.png

Verstuur fax

Wat kan ik hier?

Een fax versturen via de webinterface.

Velden

  • Email2fax account: selecteer hier de email2fax-account die gebruikt moet worden om de fax te versturen. Als je organisatie maar 1 email2fax account heeft dan is dit veld niet zichtbaar en is deze automatisch geselecteerd.
  • Faxnummers: vul hier in naar welke faxnummers de fax verstuur moet worden. Je kunt 1 faxnummer invullen, bijvoorbeeld "0123456789" of "+3123456789". Het is ook mogelijk om naar meerdere faxnummers tegelijk te faxen. Deze nummers moeten dan gescheiden worden door een komma, bijvoorbeeld "0123456789, 0987654321"
  • Bestand: klik op bladeren en selecteer het bestand op je pc die je wilt faxen. Dit moet een .pdf-bestand zijn. Als je andere bestanden wilt versturen via de webfax, bijvoorbeeld een Word document, dan zul je deze eerst zelf naar pdf moeten converteren.

Hoe werkt het?

Vul de velden zoals hierboven beschreven in, klik op opslaan en de fax wordt verzonden!

In de lijst van uitgaande faxberichten komt hij erbij te staan. Voor elk faxnummer dat je in het faxnummers veld hebt ingevuld, is een los faxbericht te zien.

;