Partnerfacturatie

Uit Help
Ga naar:navigatie, zoeken


Inleiding

Factureren kan een tijdrovende klus zijn. De facturatie van de diensten die je via VoIPGRID aan je klanten levert, hebben wij zoveel mogelijk voor je vereenvoudigd. In deze handleiding leggen we je uit hoe je de maandelijkse facturatie aanpakt.

De basis

De basis van onze facturatie betreft een CSV-bestand waarin de exacte bedragen staan die je bij de klant in rekening wilt brengen. Dit CSV-bestand bevat altijd de gegevens uit de vooraf ingestelde prijsplannen in de portal. VoIPGRID facturen komen ook op deze manier tot stand.

Er zijn twee manieren om het CSV-bestand te verkrijgen:

  1. Wij kunnen geautomatiseerd de export genereren en naar je mailen op de eerste dag van de maand. Dit gebeurt zodra het VoIPGRID systeem alle facturatiegegevens heeft verwerkt, meestal vroeg in de ochtend.
  2. Je kunt ook zelf inloggen in de portal en een export maken. In het partneraccount vind je onder Facturatie de optie ‘gecombineerde export’, waar je een facturatie-export kunt maken.

Informatie op de factuur

Om de facturen zo simpel en overzichtelijk mogelijk te houden, bevatten deze alleen de noodzakelijke informatie. De volgende beknopte informatie wordt getoond:

  • Eenmalige kosten
  • Maandelijkse kosten
  • Uitgaande gesprekskosten - VoIP
  • Servicenummers (kosten/opbrengsten)
  • Hardware

Dit komt er als volgt uit te zien:


Voorbeeldfactuur1.jpg
Voorbeeldfactuur2.jpg
Voorbeeldfactuur3.jpg


Eerste dag van de maand

Onze facturatie vindt altijd plaats op de eerste dag van de maand. We sturen je een nota met het verbruik van al jouw klanten. VoIPGRID verwerkt voor alle gesprekken en diensten het prijsplan dat elke partner zelf in de portal kan instellen. Na het verwerken van alle data door VoIPGRID kunnen partners in de loop van de ochtend voor zichzelf een facturatie-export maken.

Een facturatie-export maken

In het partner account onder Facturatie kun je met de optie ‘gecombineerde export’ bovengenoemde facturatie-export maken. De export bevat alle informatie die belangrijk is voor de klant. Wij adviseren om de beknopte informatie over te nemen zoals hierboven genoemd en niet verder te specificeren. Mocht de klant willen weten hoe je tot de totale som bent gekomen, dan kan hij in de portal inloggen om de gespecificeerde informatie te bekijken of downloaden.

Werking facturatie

Een klant kan bij VoIPGRID een ‘intern’ klantnummer hebben. Het klantnummer kan worden ingesteld bij het aanmaken van een nieuwe klant, of kan achteraf worden toegevoegd. Het interne klantnummer zal ook in het CSV-bestand komen te staan, om de gehele facturatie overzichtelijker te maken.

Het CSV-bestand is vervolgens in (vrijwel) elk facturatiesysteem te importeren. In de Partner Informatieportal vind je onder ‘Integraties’ werkbeschrijvingen voor facturatie met AFAS, Exact en Twinfield. Voor andere facturatiesystemen geldt een soortgelijke werking.

Om te zien en/of te testen hoe onze export eruit ziet, kun je hieronder een export downloaden waarin de verschillende variabelen zijn meegenomen. Uiteraard zijn de interne klantnummers fictief (en verder door jou zelf volledig te bepalen). Voorbeeld export

Twinfield facturatie

VoIPGRID gebruikt Twinfield voor de facturatie. Hieronder kun je lezen hoe je zelf ook Twinfield kunt voorbereiden op het te importeren CSV-bestand. Als je via een accountant gebruik maakt van Twinfield, kan het zijn dat je eerst alle rechten hiervoor moet aanvragen.

De volgende stappen worden doorlopen:

  1. Maak artikelen aan
  2. Maak een sjabloon voor een factuur aan
  3. Maak een factuurtype aan en koppel de sjabloon hieraan


Partnerfacturatie1.png

De ‘blauwe” tegels gebruik je NIET. Deze zijn nog niet goed door Twinfield ingeregeld.

1. Artikelen aanmaken in Twinfield

Ga in Twinfield naar: Verkoop > Artikelen (oranje tegel)

Voeg 5 artikelen toe:

  • 1 - Eenmalige kosten
  • 2 - Maandelijkse kosten
  • 3 - Uitgaande gesprekskosten - VoIP
  • 4 - Servicenummers (kosten/opbrengsten)
  • 5 - Hardware

En stel deze in zoals hieronder weergegeven:

Partnerfacturatie2.jpg


2. Maak een sjabloon voor een factuur aan

Maak naar eigen inzicht een sjabloon voor een factuur aan. Hieronder een voorbeeld van een sjabloon en extra uitleg:
(Sjaboon factuur)
(Uitleg Sjaboon)

Ga in Twinfield naar: Verkoop > Word-sjablonen (oranje tegel) > Voer een code in > Kies een naam en kies het bestand > Opslaan

3. Maak een factuurtype aan

De onderstaande afbeelding laat een voorbeeld zien van een factuurtype, waarbij je het factuurtype koppelt aan de grootboekrekeningen en het sjabloon (factuurbriefontwerp).

Partnerfacturatie3.png


Als je kiest voor elektronische facturatie, dan moet je nog wel het berichtvak invullen onder het kopje elektronische facturen. Onder het kopje ‘factuurbriefontwerp’ koppel je het sjabloon aan dit factuurtype.

Twinfield API

Op dit moment is er geen open API ter beschikking om geheel geautomatiseerd te kunnen factureren. Maak je gebruik van Twinfield, dan kun je eventueel de API gebruiken die wij ook inzetten. De koppeling met Twinfield zorgt ervoor dat bij het aanmaken van een nieuwe klant in de portal, deze ook automatisch in Twinfield zal worden geadministreerd.

Als Twinfield gebruiker heb je een aantal voordelen:

- In slechts een paar stappen factureren.
- Wijzigingen in de portal worden automatisch ook in Twinfield aangepast.
- Facturen kunnen in de portal worden opgeslagen.
- Het debiteurenbeheer kan via Twinfield met een partij als Payt worden geautomatiseerd.

Tot slot

Wil je weten hoe de Twinfield koppeling exact werkt of heb je nog andere vragen over de facturatie? Onze partnermanagers leggen het graag aan je uit. Telefonisch zijn we bereikbaar via 050-800900 en via e-mail op contact@voipgrid.nl.






;